تنظيم الشركات وحقول جهات الاتصال
اجمع جهات الاتصال حسب الشركة واضبط حقولًا مفيدة دون إغفال المعلومات الموجودة.
إنشاء ملف شركة
افتح الشركات من أدوات جهات الاتصال. المقصود شركات العملاء أو العملاء المحتملين، وليس هوية فوترة حسابك. الوصول يعتمد على صلاحياتك.
- ابحث أولًا لتجنب إنشاء شركة مكررة.
- اختر إنشاء شركة وأدخل اسمها. أضف الموقع والهاتف والبريد والعنوان حسب حاجتك.
- احفظ وتأكد من ظهور الشركة في الدليل. إذا فشل الحفظ، احتفظ بالمدخلات واقرأ الخطأ قبل إعادة المحاولة.
- افتح ملف جهة الاتصال، واختر الشركة في حقلها ثم احفظ. إنشاء سجل شركة لا يربط كل الجهات المطابقة تلقائيًا.
تعديل شركة أو أرشفتها
عدّل الشركة المقصودة وراجع بياناتها قبل الحفظ. استخدم البحث والتنقل بين الصفحات. الأرشفة تزيل الشركة من الدليل النشط وتفك ارتباطها بجهات الاتصال، لكنها لا تحذف تلك الجهات. راجع التأكيد؛ الأرشفة ليست وسيلة لدمج المكررات.
اختيار حقول سيستخدمها الفريق فعلًا
افتح الحقول المخصصة. راجع الحقول الأساسية قبل إضافة غيرها. أعطِ الحقل اسمًا واضحًا واختر نوعه وأضف مثالًا أو مساعدة قصيرة عند الحاجة. الأنواع تشمل نصًا ونصًا متعدد الأسطر وبريدًا ورقمًا وURL وتاريخًا.
استخدم قيمة الترتيب لتنظيم الحقول، ولا تجعل الحقل مطلوبًا إلا عندما يُتوقع توفيره. احفظ التعريفات ثم افتح جهة اتصال لفحص النموذج. إنشاء حقل يحدد مكانًا للمعلومات ولا يملأ قيم الجهات الموجودة.
تغيير التعريفات بحذر
تغيير الاسم لا يغيّر معنى البيانات القديمة. قد يُرفض تغيير النوع إذا لم تناسبه القيم الموجودة؛ صحح القيم أو استخدم حقلًا منفصلًا بدل إجبار البيانات عليه. إزالة حقل إضافي تخرجه من النماذج النشطة، لكنها لا تثبت حذف كل النسخ أو التصديرات القديمة.
راجع ربط حقول الاستيراد وأعمدة التصدير بعد التغيير. لا تستخدم حقلًا قديمًا لغرض جديد دون مراجعة الجهات الموجودة. تجنب تخزين كلمات المرور أو أسرار بطاقات الدفع أو البيانات الحساسة غير الضرورية في الملاحظات والحقول.
راجع إدارة جهات الاتصال لمعرفة الخطوات. إذا غاب خيار، اسأل صاحب الحساب عن الصلاحيات بدل إنشاء حساب آخر.