تنظيم جهات الاتصال
البحث عن جهة موجودة
افتح مركز الاتصال ← جهات الاتصال وابحث قبل إنشاء سجل جديد. قارن الهاتف والشركة إلى جانب الاسم.
تعرض القائمة الجهة والهاتف والشركة والمسؤول والحالة وتاريخ الإنشاء. افحص السجل من الملف الكامل أو السريع.
إدخال البيانات المطلوبة
اختر إنشاء جهة اتصال. يتطلب النموذج الاسم الأول والهاتف، ويتيح اسم العائلة والبريد والشركة والمجموعة والموقع والحقول المخصصة.
استخدم تنسيق هاتف موحداً والبيانات اللازمة فقط. تحقق من الشركة والمجموعة قبل الإنشاء.
تحديد المسؤولية والمشاركة
المستخدم المسؤول
اختر من يتولى الجهة.
مشارك مع
اختر الأشخاص المحتاجين للوصول إلى السجل.
المجموعة
اتبع أسلوب تجميع موحداً لتسهيل العثور على الجهات المرتبطة.
راجعها منفصلة؛ المسؤولية والوصول غرضان مختلفان. استخدم خيارات حسابك ولا تفترض أن كل موظف يرى جميع الجهات.
إبقاء الملاحظات مع الشخص الصحيح
افتح الجهة في Agent Workspace أثناء المحادثة. تحقق من الشخص قبل حفظ ملاحظة أو موعد متابعة أو تعديل الملف.
اجعل الملاحظات موجزة: السبب والنتيجة والخطوة المتفق عليها. لا تنشئ جهة ثانية لمجرد تسجيل تفاعل آخر.
تنسيق تغييرات CRM
إذا كان HubSpot متصلاً، راجع استيراد الجهات وتصدير العملاء المحتملين قبل تعديل السجلات المتطابقة في النظامين. افحص معالجة التعارض والمعلّق.
للسجل المفقود أو المتعارض، اجمع المرجع واتجاه المزامنة والوقت. شارك فقط ما يلزم للتحقق.
استيراد الجهات من CSV
- افتح جهات الاتصال واختر استيراد CSV. ابدأ بملف صغير ممثل بدلاً من دفتر العناوين كله.
- راجع الفاصل ووجود العناوين في الصف الأول. يجب أن تظهر كل قيمة نموذجية في العمود الصحيح.
- اربط الأعمدة بالحقول. دقق الأسماء والأرقام مع الحفاظ على البادئات الدولية والأرقام الأولى.
- راجع الخيارات وأرسل مرة واحدة وافحص النتيجة قبل الإعادة. تحقق من الصفوف المرفوضة ولا تفترض قبول الجميع.
استيراد CSV لا يمنح إذن الاتصال أو المراسلة. استورد فقط معلومات يحق لمؤسستك استخدامها.
تنفيذ الإجراءات الجماعية على الجهات الصحيحة
رشّح القائمة وحدد الجهات وافحص العدد قبل تغيير الحالة أو المجموعة أو التصدير أو الحذف. تحديد الصفحة الظاهرة لا يعني كل النتائج. حذف المحدد وحذف الكل مختلفان؛ اقرأ نطاق التأكيد.
مراجعة التكرارات قبل حذفها
استخدم إزالة التكرارات واختر حقول المطابقة بعناية. افحص المعاينة قبل التأكيد. قد يشترك شخصان بالشركة أو الهاتف؛ التطابق ليس دائماً تكراراً غير مرغوب. صدّر نسخة قبل التنظيف الحاذف واحمِ البيانات الشخصية المصدرة.