Kontrolloni nëse kontakti ekziston
Hapni Contact Center → Contacts dhe kërkoni para se të krijoni një kontakt tjetër. Krahas emrit, krahasoni edhe numrin e telefonit dhe kompaninë.
Lista tregon kontaktin, telefonin, kompaninë, përgjegjësin, statusin dhe datën e krijimit. Përdorni profilin e plotë ose pamjen e shpejtë për të kontrolluar kontaktin me të cilin do të punoni.
Shënoni të dhënat që i duhen ekipit
Zgjidhni Create contact. Formulari aktual kërkon emrin dhe numrin e telefonit. Ofron edhe mbiemrin, emailin, kompaninë, grupin, vendndodhjen dhe fusha të personalizuara.
Përdorni një format të njëjtë për numrat e telefonit dhe vetëm të dhënat që ju duhen për punën. Kontrolloni kompaninë dhe grupin e zgjedhur para krijimit të kontaktit.
Caktoni përgjegjësinë dhe qasjen
Responsible user
Zgjidhni personin përgjegjës për kontaktin.
Shared with
Zgjidhni personat që kanë nevojë për qasje në këtë kontakt.
Group
Përdorni një mënyrë të qëndrueshme grupimi, që ekipi t'i gjejë kontaktet e lidhura.
Shqyrtojini këto veçmas: caktimi i përgjegjësit dhe dhënia e qasjes kanë qëllime të ndryshme. Përdorni mundësitë e llogarisë suaj; mos supozoni se çdo koleg mund ta shohë çdo kontakt.
Ruani shënimet te personi i duhur
Kur zhvilloni një bisedë, hapeni kontaktin në Agent Workspace. Konfirmoni personin e shfaqur para se të ruani shënime, të caktoni një veprim përcjellës ose të ndryshoni profilin.
Mbajini shënimet të shkurtra: arsyeja e bisedës, rezultati dhe veprimi i radhës për të cilin u dakorduat. Mos krijoni kontakt të dytë vetëm për të shënuar një komunikim tjetër.
Udhëzues për hapësirën e punës
Koordinoni ndryshimet në CRM
Nëse HubSpot është i lidhur, kontrolloni zgjedhjet e importit të kontakteve dhe eksportit të klientëve potencialë para se të ndryshoni të njëjtat të dhëna në të dy sistemet. Kontrolloni mënyrën e trajtimit të konflikteve dhe përditësimet në pritje.
Për një kontakt që mungon ose ka ndryshime konfliktuese, mblidhni referencën, drejtimin e sinkronizimit dhe kohën. Ndani vetëm hollësitë e nevojshme për shqyrtim.
Udhëzues për sinkronizimin me HubSpot
Importoni kontakte nga CSV
- Hapni Kontaktet dhe zgjidhni Importo CSV. Filloni me një skedar të vogël përfaqësues, jo menjëherë me të gjithë listën.
- Kontrolloni ndarësin dhe nëse rreshti i parë përmban tituj kolonash. Te shembulli i rreshtave, çdo vlerë duhet të jetë në kolonën e duhur.
- Lidhni kolonat me fushat e kontaktit. Kontrolloni veçanërisht emrat dhe numrat; ruani prefikset ndërkombëtare dhe shifrat fillestare.
- Shqyrtoni opsionet, dorëzoni një herë dhe kontrolloni rezultatin para riprovimit. Kontrolloni rreshtat e refuzuar; mos supozoni se janë pranuar të gjithë.
Importimi nuk përbën leje për thirrje apo mesazhe. Importoni vetëm të dhëna që organizata juaj ka të drejtë t'i përdorë.
Përdorni me kujdes veprimet në grup
Filtroni listën, zgjidhni kontaktet dhe kontrolloni numrin e përzgjedhur para ndryshimit të statusit ose grupit, eksportimit apo fshirjes. Përzgjedhja në faqen e dukshme nuk do të thotë domosdoshmërisht përzgjedhje e çdo rezultati. Fshirja e të përzgjedhurve dhe fshirja e të gjithëve janë veprime të ndryshme; lexoni konfirmimin.
Kontrolloni dublikatat para fshirjes
Zgjidhni heqjen e dublikatave dhe fushat e krahasimit me kujdes. Shqyrtoni pamjen paraprake. Dy persona mund të kenë të njëjtin emër kompanie ose numër; përputhja nuk është gjithmonë dublikatë e panevojshme. Eksportoni një kopje para pastrimit dhe ruajini në mënyrë të sigurt të dhënat personale.