Kontrolloni nëse kontakti ekziston
Hapni Contact Center → Contacts dhe kërkoni para se të krijoni një kontakt tjetër. Krahas emrit, krahasoni edhe numrin e telefonit dhe kompaninë.
Lista tregon kontaktin, telefonin, kompaninë, përgjegjësin, statusin dhe datën e krijimit. Përdorni profilin e plotë ose pamjen e shpejtë për të kontrolluar kontaktin me të cilin do të punoni.
Shënoni të dhënat që i duhen ekipit
Zgjidhni Create contact. Formulari aktual kërkon emrin dhe numrin e telefonit. Ofron edhe mbiemrin, emailin, kompaninë, grupin, vendndodhjen dhe fusha të personalizuara.
Përdorni një format të njëjtë për numrat e telefonit dhe vetëm të dhënat që ju duhen për punën. Kontrolloni kompaninë dhe grupin e zgjedhur para krijimit të kontaktit.
Caktoni përgjegjësinë dhe qasjen
- Responsible user
- Zgjidhni personin përgjegjës për kontaktin.
- Shared with
- Zgjidhni personat që kanë nevojë për qasje në këtë kontakt.
- Group
- Përdorni një mënyrë të qëndrueshme grupimi, që ekipi t'i gjejë kontaktet e lidhura.
Shqyrtojini këto veçmas: caktimi i përgjegjësit dhe dhënia e qasjes kanë qëllime të ndryshme. Përdorni mundësitë e llogarisë suaj; mos supozoni se çdo koleg mund ta shohë çdo kontakt.
Ruani shënimet te personi i duhur
Kur zhvilloni një bisedë, hapeni kontaktin në Agent Workspace. Konfirmoni personin e shfaqur para se të ruani shënime, të caktoni një veprim përcjellës ose të ndryshoni profilin.
Mbajini shënimet të shkurtra: arsyeja e bisedës, rezultati dhe veprimi i radhës për të cilin u dakorduat. Mos krijoni kontakt të dytë vetëm për të shënuar një komunikim tjetër.
Koordinoni ndryshimet në CRM
Nëse HubSpot është i lidhur, kontrolloni zgjedhjet e importit të kontakteve dhe eksportit të klientëve potencialë para se të ndryshoni të njëjtat të dhëna në të dy sistemet. Kontrolloni mënyrën e trajtimit të konflikteve dhe përditësimet në pritje.
Për një kontakt që mungon ose ka ndryshime konfliktuese, mblidhni referencën, drejtimin e sinkronizimit dhe kohën. Ndani vetëm hollësitë e nevojshme për shqyrtim.