HubSpot-Synchronisierung einrichten

Zu synchronisierende Datensätze festlegen

Klären Sie vor dem Verbinden, welches Team Kontakte pflegt und ob Anrufe, SMS, Aufnahmen und Termine einbezogen werden sollen. Prüfen Sie das richtige HubSpot-Konto und Ihre Berechtigung zur Verbindung.

Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen → CRM-Integration. Prüfen Sie HubSpot. Ist es nicht verbunden, wählen Sie Verbinden und prüfen Sie die Autorisierungsschritte, bevor Sie Zugriff gewähren.

Integrationseinstellungen öffnen

Jede Synchronisierungsoption prüfen

Kontakte aus CRM importieren

CRM-Kontakte nach IllyVoIP übernehmen.

IllyVoIP-Leads ins CRM exportieren

IllyVoIP-Leads an das verbundene CRM senden.

Anrufe / SMS im CRM protokollieren

Wählen Sie, ob Anruf- und Nachrichtenaktivität protokolliert wird.

Aufnahmen an Anrufprotokolle anhängen

Legen Sie Aufnahmeanhänge fest und prüfen Sie, wer im CRM darauf zugreifen kann.

CRM-Termine importieren

CRM-Termine in den IllyVoIP-Ablauf übernehmen.

Wählen Sie die benötigten Optionen. Der Verbindungsstatus allein zeigt nicht, welche Daten einbezogen werden.

Kontaktkonflikte behandeln

Die Einstellung Wenn ein zugeordneter Kontakt in beiden Systemen geändert wird bietet zwei Wege:

Jedes Mal nachfragen (Änderungen prüfen) hält widersprüchliche Änderungen zur Prüfung zurück.
Automatisch in beide Richtungen synchronisieren verwendet das in der Integration beschriebene automatische Verhalten.

Wählen Sie bewusst, bevor Sie denselben Kontakt in beiden Systemen bearbeiten. Über Änderungen prüfen sehen Sie offene Änderungen, wenn die Prüfoption gewählt ist.

Fortschritt nach der Synchronisierung prüfen

Laut Portal läuft die Synchronisierung automatisch bei verbundenem CRM. Jetzt synchronisieren startet einen Hintergrundlauf; warten Sie dessen Abschluss ab, bevor Sie fehlende Ergebnisse untersuchen.

Prüfen Sie die separaten letzten Synchronisierungszeiten für Kontakte, Anrufe, SMS und Kalender. Eine aktuelle Anrufprüfung beweist nicht die Übertragung eines bestimmten Kontakts oder Termins.

Vergleichen Sie einen bekannten Datensatz in der gewünschten Richtung und offene Kontaktänderungen. Trennen und verbinden Sie nicht wiederholt als erste Fehlermaßnahme.

Wenn der erwartete Datensatz fehlt

Prüfen Sie Konto und passende Import-, Export- oder Protokollierungsoption.
Prüfen Sie die entsprechende letzte Synchronisierungszeit und offene Änderungen.
Notieren Sie, welches System die Quelle enthält und was im anderen fehlt.
Geben Sie dem Support Referenz, Zeit und Richtung; entfernen Sie Zugangsdaten und unbeteiligte Kontaktdetails.

Supportanfrage vorbereiten

Autorisierung, Synchronisierung und Telefonie unterscheiden

Prüfen Sie Verbunden und warten Sie nach Änderungen, bis Speichern abgeschlossen ist. Eine Verbindung kann autorisiert sein, während ihr Aktiviert-Schalter aus ist. Autorisierung aktiviert nicht automatisch alle Synchronisierungen. CTI-Telefonie hat eine weitere Einstellung, siehe Telefonieren im CRM.

Vergleichen Sie bei einem Kontaktkonflikt die vorgeschlagenen CRM- und IllyVoIP-Werte und wählen Sie die Richtung. Dies ist kein allgemeiner Designer für eigene Feldzuordnungen. Prüfen Sie anschließend den verknüpften Datensatz vor der nächsten Bearbeitung.

Verbindung mit klarem Datenplan trennen

Verwenden Sie Trennen nur bewusst für dieses Konto. Lesen Sie die Bestätigung und prüfen Sie den Zustand. Bereits kopierte Kontakte, Aktivitäten und Aufnahmen werden dadurch nicht zwangsläufig gelöscht. Prüfen Sie beim CRM-Wechsel alte Verbindung und Kontaktverknüpfungen mit der Administration, bevor Sie neue Importe oder Exporte aktivieren.