Mit IllyVoIP direkt im CRM telefonieren

Bereiten Sie HubSpot-Telefonie vor, verstehen Sie den CTI-Zugang und unterscheiden Sie Telefonbereitschaft von Kontaktsynchronisierung.

Telefonie und Synchronisierung sind getrennte Funktionen

CTI bedeutet, das IllyVoIP-Telefon innerhalb Ihres CRM zu verwenden. Kontaktsynchronisierung und Protokollierung haben eigene Einstellungen: Eine CRM-Verbindung bedeutet nicht automatisch, dass das eingebettete Telefon bereit ist. Ein verbundenes Telefon beweist auch nicht, dass ein Anrufprotokoll im CRM angekommen ist.

Die aktuelle Integrationsliste bietet HubSpot an. Verwenden Sie die in Ihrem Konto verfügbaren Funktionen; raten Sie keine URLs für nicht angebotene Integrationen.

Zugang mit Ihrer Administration vorbereiten

1. Öffnen Sie Kontoeinstellungen → Integrationen → CRM-Integration und prüfen Sie die HubSpot-Verbindung. Die Anleitung HubSpot-Synchronisierung einrichten erklärt Autorisierung und Datenoptionen.
2. Prüfen Sie Kontoberechtigungen sowie HubSpot-Konto und Benutzer für die Telefonie. Verwenden Sie Ihre eigene berechtigte Identität, nicht den Zugang eines Kollegen.
3. Aktivieren Sie CTI, sofern angeboten, und warten Sie auf die Speicherung. „Token erzeugen“ liefert private CTI-Einrichtungsdaten; „Token neu erzeugen“ ersetzt sie und muss mit den Nutzern dieser Integration abgestimmt werden.
4. Geben Sie Einrichtungsdaten nur über einen privaten Kanal an die zuständige CRM-Administration weiter. Diese richtet die unterstützte Telefonieintegration für die vorgesehenen Benutzer ein. Das Kontrollkästchen im Portal allein installiert kein Telefon im CRM und weist dort auch keines zu.

Fügen Sie CTI-Token oder authentifizierte Startlinks nicht in Tickets, öffentliche Seiten oder Screenshots ein. Fehlt der Telefoneinstieg im CRM, fragen Sie Administration oder Support nach Installation und Zuweisung, statt wiederholt Zugangsdaten zu erneuern.

Telefon öffnen und Bereitschaft prüfen

Starten Sie das eingerichtete IllyVoIP-Telefonfenster im CRM. Folgen Sie dem Verbindungsablauf und erlauben Sie Mikrofonzugriff für die tatsächliche Telefonieseite. Prüfen Sie Identität, Audiogerät und Verbindungsstatus vor dem Anruf. Berechtigungen des eigenständigen Portals gelten nicht zwingend auch für eingebettete Seiten.

Kontrolliert ein anderer Browser oder ein anderes Gerät dieselbe Webphone-Sitzung, verwenden Sie die angebotene Übernahme bewusst. Zwei Oberflächen derselben Identität sind keine unabhängigen Telefone. Schließen Sie ungenutzte Fenster und vermeiden Sie ständige gegenseitige Übernahmen.

Anrufen und passenden Kontakt prüfen

Prüfen Sie Zielnummer und Rufnummernanzeige vor dem Wählen. Einer CRM-Nummer kann die Landesvorwahl fehlen oder sie kann zu einem anderen Kontakt gehören. Annehmen, Beenden und weitere Aktionen wirken auf echte Anrufe; normale Gebühren und Kontoeinschränkungen gelten.

Prüfen Sie nach einem erlaubten Test das Ergebnis im IllyVoIP-Verlauf und im richtigen CRM-Datensatz. Kontrollieren Sie Protokollierung und Aufnahmeanhänge separat. Erstellen Sie bei unklarer Zuordnung keine doppelten Kontakte; prüfen Sie zuerst Datensatz und Synchronisierungsstatus.

Wenn das Telefonfenster nicht funktioniert

Prüfen Sie CRM-Konto und Benutzer, Integrationsstatus, CTI-Aktivierung, Mikrofonrechte und aktuellen Webphone-Besitz. Ist der Startlink abgelaufen, öffnen Sie das Telefon erneut über den vorgesehenen CRM-Einstieg; verwenden Sie keinen alten geteilten Link. Funktionieren Anrufe, aber fehlen Einträge, prüfen Sie Synchronisierung und Protokollierung statt SIP-Zugangsdaten zu ändern.

Senden Sie dem Support CRM-Name, Browser, Uhrzeit/Zeitzone, sichtbaren Fehler und gegebenenfalls die öffentliche Anrufreferenz. Entfernen Sie Token und private Kontaktdaten. Unter Browsertelefonie finden Sie die alltäglichen Telefonfunktionen.