Firmen und Kontaktfelder organisieren

Gruppieren Sie Kontakte nach Firma und richten Sie nützliche Profilfelder ein, ohne bestehende Informationen aus dem Blick zu verlieren.

Ein Firmenprofil erstellen

Öffnen Sie Firmen in den Kontaktwerkzeugen. Gemeint sind Kunden oder potenzielle Kunden, nicht die Rechnungsidentität Ihres eigenen Kontos. Der Zugriff hängt von Ihren Kontoberechtigungen ab.

1. Suchen Sie zuerst, um doppelte Firmen zu vermeiden.
2. Wählen Sie Neue Firma und geben Sie den Namen ein. Ergänzen Sie benötigte Website, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Anschrift.
3. Speichern Sie und prüfen Sie den Eintrag im Verzeichnis. Scheitert das Speichern, behalten Sie Ihre Eingaben und lesen Sie den Fehler vor einem neuen Versuch.
4. Öffnen Sie das betreffende Kontaktprofil, wählen Sie die Firma im Firmenfeld und speichern Sie. Ein Firmeneintrag verknüpft nicht automatisch alle passenden Kontakte.

Eine Firma bearbeiten oder archivieren

Bearbeiten Sie die richtige Firma und prüfen Sie ihre Daten vor dem Speichern. Nutzen Sie Suche und Seitennavigation für weitere Ergebnisse. Archivieren entfernt die Firma aus dem aktiven Verzeichnis und löst ihre Verknüpfung mit Kontakten, löscht diese Kontakte aber nicht. Lesen Sie die Bestätigung; Archivieren führt keine Dubletten zusammen.

Felder wählen, die das Team wirklich braucht

Öffnen Sie Benutzerdefinierte Felder. Prüfen Sie die Standardfelder, bevor Sie zusätzliche anlegen. Vergeben Sie klare Bezeichnungen, wählen Sie den Typ und ergänzen Sie bei Bedarf Platzhalter oder kurze Hilfetexte. Verfügbar sind unter anderem Text, mehrzeiliger Text, E-Mail, Zahl, URL und Datum.

Ordnen Sie Felder über den Sortierwert. Markieren Sie ein Feld nur als erforderlich, wenn Kontakte es ausfüllen sollen. Speichern Sie die Definitionen und öffnen Sie einen Kontakt erneut zur Kontrolle. Ein neues Feld schafft Speicherplatz für Angaben; vorhandene Kontakte werden nicht automatisch ausgefüllt.

Definitionen vorsichtig ändern

Eine neue Bezeichnung ändert nicht die Bedeutung alter Daten. Ein Typwechsel kann bei unpassenden vorhandenen Werten abgelehnt werden. Korrigieren Sie diese Werte oder nutzen Sie ein eigenes Feld, statt unpassende Daten hineinzuzwingen. Das Entfernen eines Zusatzfelds entfernt es aus aktiven Formularen, beweist aber nicht die Löschung aller historischen Kopien oder Exporte.

Prüfen Sie nach Änderungen Importzuordnungen und Exportspalten. Nutzen Sie ein altes Feld nicht für einen anderen Zweck, ohne vorhandene Kontakte zu prüfen. Speichern Sie keine Passwörter, geheimen Kartendaten oder unnötigen sensiblen Angaben in Notizen oder Zusatzfeldern.

Siehe Kontaktverwaltung für den Ablauf. Fehlt eine Option, fragen Sie den Kontoinhaber nach Berechtigungen, statt ein weiteres Konto anzulegen.