Kontakte organisieren
Nach vorhandenen Kontakten suchen
Öffnen Sie Contact Center → Kontakte und suchen Sie vor dem Neuanlegen. Vergleichen Sie neben Namen auch Telefonnummer und Unternehmen.
Die Liste zeigt Kontakt, Telefon, Firma, Zuständigkeit, Status und Erstellungsdatum. Prüfen Sie den richtigen Datensatz im vollständigen Profil oder Kurzprofil.
Benötigte Angaben erfassen
Wählen Sie Kontakt erstellen. Das aktuelle Formular verlangt Vorname und Telefonnummer. Nachname, E-Mail, Unternehmen, Gruppe, Ort und eigene Felder sind ebenfalls verfügbar.
Verwenden Sie einheitliche Rufnummernformate und nur benötigte Daten. Prüfen Sie Unternehmen und Gruppe vor dem Anlegen.
Zuständigkeit und Freigaben festlegen
Verantwortlicher Benutzer
Wählen Sie, wer den Kontakt betreut.
Geteilt mit
Wählen Sie Personen, die Zugriff für ihre Arbeit benötigen.
Gruppe
Verwenden Sie einheitliche Gruppen, damit verwandte Kontakte auffindbar sind.
Prüfen Sie diese Punkte getrennt: Zuständigkeit und Zugriffsfreigabe dienen verschiedenen Zwecken. Nutzen Sie die angebotenen Optionen statt anzunehmen, jeder Mitarbeiter sehe jeden Kontakt.
Notizen der richtigen Person zuordnen
Öffnen Sie den Kontakt bei Gesprächen im Agent Workspace. Prüfen Sie die angezeigte Person, bevor Sie Notizen speichern, Folgeaktionen planen oder das Profil ändern.
Notieren Sie knapp Anlass, Ergebnis und vereinbarten nächsten Schritt. Legen Sie nicht für jede weitere Interaktion einen neuen Kontakt an.
CRM-Änderungen abstimmen
Ist HubSpot verbunden, prüfen Sie Kontaktimport und Leadexport, bevor Sie passende Datensätze in beiden Systemen bearbeiten. Prüfen Sie Konfliktbehandlung und offene Änderungen.
Bei fehlenden oder widersprüchlichen Daten sammeln Sie Referenz, Synchronisierungsrichtung und Zeitpunkt. Teilen Sie nur zur Prüfung nötige Angaben.
Kontakte aus CSV importieren
- Öffnen Sie Kontakte und wählen Sie CSV importieren. Testen Sie zunächst eine kleine repräsentative Datei statt sofort das ganze Adressbuch.
- Prüfen Sie Trennzeichen und ob die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält. In der Vorschau muss jeder Wert in der richtigen Spalte stehen.
- Ordnen Sie Spalten den Kontaktfeldern zu. Prüfen Sie besonders Namen und Telefonnummern; erhalten Sie internationale Vorwahlen und führende Ziffern.
- Prüfen Sie Importoptionen, senden Sie einmal ab und kontrollieren Sie das Ergebnis vor einem neuen Import. Prüfen Sie abgelehnte Zeilen, statt vollständige Annahme vorauszusetzen.
Ein CSV-Import erteilt keine Erlaubnis, Kontakte anzurufen oder anzuschreiben. Importieren Sie nur rechtmäßig nutzbare Daten.
Sammelaktionen auf die richtigen Kontakte anwenden
Filtern Sie, wählen Sie Kontakte und prüfen Sie die Anzahl, bevor Sie Status oder Gruppe ändern, CSV exportieren oder löschen. Eine sichtbare Seite auszuwählen muss nicht alle Ergebnisse aller Seiten erfassen. Ausgewählte löschen und Alle löschen sind verschiedene Aktionen; lesen Sie den Bestätigungsumfang.
Dubletten vor dem Entfernen prüfen
Wählen Sie Dubletten entfernen und die Vergleichsfelder bewusst. Prüfen Sie die Vorschau vor dem Löschen. Zwei Personen können Firma oder Telefonnummer teilen; ein Treffer ist nicht immer ein unerwünschtes Duplikat. Exportieren Sie vor destruktiver Bereinigung eine Kopie der betroffenen Daten und schützen Sie personenbezogene Exporte.