Organiza empresas y campos de contactos
Agrupa contactos por empresa y configura campos útiles sin perder de vista la información existente.
Crea un perfil de empresa
Abre Empresas desde las herramientas de contactos. Son empresas clientes o potenciales, no la identidad de facturación de tu cuenta. El acceso depende de tus permisos.
- Busca primero para evitar duplicar empresas.
- Elige crear empresa e introduce su nombre. Añade web, teléfono, correo y dirección según necesites.
- Guarda y comprueba que aparece en el directorio. Si falla, conserva los datos y lee el error antes de reintentar.
- Abre el perfil del contacto, elige la empresa en su campo correspondiente y guarda. Crear la empresa no vincula automáticamente todos los contactos coincidentes.
Edita o archiva una empresa
Edita la empresa correcta y revisa sus datos antes de guardar. Usa búsqueda y paginación para encontrar más resultados. Archivar retira la empresa del directorio activo y desvincula los contactos asociados, pero no los elimina. Revisa la confirmación: archivar no sirve para fusionar duplicados.
Elige campos que el equipo vaya a usar
Abre Campos personalizados. Revisa los campos básicos antes de añadir otros. Pon una etiqueta clara, elige el tipo y añade un ejemplo o ayuda breve si resulta útil. Hay tipos de texto, texto multilínea, correo, número, URL y fecha.
Ordena los campos con su valor de ordenación. Marca Obligatorio solo si se espera que los contactos lo rellenen. Guarda y vuelve a abrir un contacto para revisar el formulario. Crear un campo define dónde guardar datos, no rellena valores en contactos existentes.
Cambia las definiciones con cuidado
Cambiar una etiqueta no transforma el significado de los datos antiguos. Un cambio de tipo puede rechazarse si los valores no encajan; corrígelos o usa un campo separado en lugar de forzarlos. Retirar un campo adicional lo elimina de los formularios activos, pero no demuestra que se hayan borrado todas las copias o exportaciones históricas.
Revisa las asignaciones de importación y columnas de exportación tras cambiar campos. No reutilices un campo para otro fin sin revisar los contactos existentes. Evita guardar contraseñas, secretos de tarjetas de pago o datos sensibles innecesarios en notas y campos personalizados.
Consulta gestión de contactos para el proceso. Si falta una opción, pregunta al titular por los permisos en lugar de crear otra cuenta.