Organizar tus contactos
Buscar contactos existentes
Abre Centro de contactos → Contactos y busca antes de crear otra ficha. Compara teléfono y empresa además del nombre.
La lista muestra contacto, teléfono, empresa, responsable, estado y fecha de creación. Usa el perfil completo o rápido para comprobar la ficha.
Introducir los datos necesarios
Selecciona Crear contacto. El formulario actual exige nombre y teléfono; también permite apellidos, correo, empresa, grupo, ubicación y campos personalizados.
Usa un formato telefónico consistente y solo los datos necesarios. Revisa empresa y grupo antes de crear.
Asignar responsabilidad y acceso
Usuario responsable
Elige quién se encargará del contacto.
Compartido con
Selecciona a quienes necesitan trabajar con la ficha.
Grupo
Mantén criterios de agrupación consistentes para encontrar contactos relacionados.
Revísalos por separado: responsabilidad y acceso tienen fines distintos. Usa las opciones disponibles sin suponer que todos pueden ver cualquier contacto.
Guardar notas en la persona correcta
Abre el contacto en Agent Workspace durante la conversación. Confirma la persona antes de guardar notas, programar seguimientos o editar el perfil.
Escribe notas breves con motivo, resultado y siguiente acción acordada. No crees otro contacto solo para registrar una nueva interacción.
Coordinar cambios del CRM
Con HubSpot conectado, revisa importación de contactos y exportación de leads antes de editar coincidencias en ambos sistemas. Comprueba tratamiento de conflictos y cambios pendientes.
Si falta una ficha o hay conflicto, guarda referencia, dirección de sincronización y hora. Comparte solo lo necesario para investigarlo.
Guía de sincronización HubSpot
Importar contactos CSV
- Abre Contactos y elige Importar CSV. Empieza con un archivo pequeño representativo, no con toda la agenda.
- Revisa delimitador y si la primera fila contiene encabezados. Cada valor de muestra debe estar en su columna correcta.
- Asigna columnas a campos y revisa especialmente nombres y teléfonos. Conserva prefijos internacionales y dígitos iniciales.
- Revisa opciones, envía una vez y comprueba el resultado antes de repetir. Examina filas rechazadas; no supongas que todas se aceptaron.
Importar CSV no concede permiso para llamar o escribir a los contactos. Importa solo información que tu organización tenga derecho a usar.
Usar acciones masivas sobre los contactos correctos
Filtra, selecciona y comprueba la cantidad antes de cambiar estado o grupo, exportar o borrar. Seleccionar la página visible no implica seleccionar todas las páginas. Eliminar seleccionados y Eliminar todos son acciones distintas; lee el alcance de la confirmación.
Revisar duplicados antes de eliminarlos
Usa Eliminar duplicados y elige bien los campos de comparación. Revisa la vista previa antes de confirmar. Dos personas pueden compartir empresa o teléfono; coincidir no siempre significa un duplicado no deseado. Exporta copia de los registros antes de una limpieza destructiva y protege los datos personales exportados.