Termine und Kontakt-Nachfassaktionen planen

Speichern Sie Nachfassaktionen beim richtigen Kontakt, prüfen Sie die Zeitzone und verstehen Sie Erinnerungen und Kampagnenrückrufe.

Zuerst den Kontakt wählen

Öffnen Sie Termine im Kontaktprofil oder laden Sie den gewünschten Kontakt im Agenten-Arbeitsbereich und wählen Sie Nachfassen. Prüfen Sie Name und Telefonnummer vor der Eingabe. Ihre Berechtigungen bestimmen, welche Kontakte und Termine Sie verwalten können.

Termin erstellen

1. Wählen Sie Datum und Uhrzeit im Formular. Prüfen Sie vor dem Speichern die Kontozeitzone, besonders bei länderübergreifender Arbeit oder Zeitumstellungen.
2. Beschreiben Sie kurz Anlass und nächste Aktion. Im Arbeitsbereich ist die Beschreibung auf 200 Zeichen begrenzt; längeren Kontext speichern Sie als Kontaktnotiz.
3. Wählen Sie Termin erstellen und warten Sie auf die Bestätigung.
4. Prüfen Sie den Termin in der Kontaktaktivität oder Terminliste. Legen Sie ihn nicht erneut an, nur weil noch keine Benachrichtigung eingetroffen ist.

Ein gespeicherter Termin ist ein Nachfassdatensatz. Er beweist nicht, dass der Kunde eine Kalendereinladung erhalten hat, ein Anruf getätigt wurde oder ein anderer Mitarbeiter die Verantwortung übernommen hat. Klären Sie die Zuständigkeit und hinterlassen Sie klare Notizen.

Erinnerungen und Sichtbarkeit

Prüfen Sie, soweit verfügbar, die Terminbenachrichtigungen in den Kontoeinstellungen. Die Teamrichtlinie des Inhabers und Ihre zulässigen Einstellungen bestimmen Benachrichtigungen und Erinnerungszeitpunkte. Auch Geräteberechtigungen spielen eine Rolle. Das Lesen einer Erinnerung erledigt die Nachfassaktion nicht; eine Erinnerung ist kein eingehender Anrufhinweis.

Prüfen Sie gespeicherte Termine beim Kontakt und im Dashboard. Fehlt ein Termin, prüfen Sie Kontakt, Konto, Berechtigungen und Zeitzone, bevor Sie einen weiteren Datensatz erstellen.

Pläne ohne doppelte Rückrufe ändern

Der aktuelle Portalablauf bietet Erstellen und Löschen; erwarten Sie keine allgemeine Verschieben- oder Erledigt-Schaltfläche. Um einen gewöhnlichen Termin zu ersetzen, prüfen Sie den alten Eintrag, löschen ihn bei entsprechender Berechtigung, bestätigen das Ergebnis und erstellen den korrigierten Eintrag. Löschen informiert den Kunden nicht über die Änderung.

Ein Kampagnenrückruf ist anders: Erfassen Sie ihn im Rückruf-/Ergebnisablauf der Kampagne mit der benötigten Uhrzeit. Ein unabhängiger Termin ändert das Wählverhalten der Kampagne nicht. Müssen Sie einen vorgemerkten Rückruf ändern und fehlt die passende Funktion, fragen Sie Ihre Leitung oder den Support, statt alle Kontakte zurückzusetzen.

Siehe auch: Agenten-Arbeitsbereich und Kampagnenbetrieb.