कंपनियाँ और संपर्क फ़ील्ड व्यवस्थित करें
संपर्कों को कंपनी के अनुसार रखें और पुरानी जानकारी का ध्यान रखते हुए उपयोगी प्रोफ़ाइल फ़ील्ड बनाएँ।
कंपनी प्रोफ़ाइल बनाएँ
संपर्क टूल में कंपनियाँ खोलें। ये ग्राहक या संभावित ग्राहक कंपनियाँ हैं, आपके खाते की बिलिंग पहचान नहीं। पहुँच अनुमतियों पर निर्भर है।
- डुप्लिकेट से बचने के लिए पहले खोजें।
- नई कंपनी चुनें और नाम दर्ज करें। ज़रूरत के अनुसार वेबसाइट, फ़ोन, ईमेल और पता जोड़ें।
- सेव करके सूची में कंपनी जाँचें। विफल हो तो जानकारी संभालकर रखें और दोबारा कोशिश से पहले त्रुटि पढ़ें।
- संबंधित संपर्क खोलें, कंपनी फ़ील्ड में कंपनी चुनें और सेव करें। कंपनी बनाने से सभी मिलते संपर्क अपने-आप नहीं जुड़ते।
कंपनी बदलें या आर्काइव करें
सही कंपनी संपादित करें और सेव करने से पहले विवरण देखें। और परिणामों के लिए खोज और पेज कंट्रोल इस्तेमाल करें। आर्काइव करने से कंपनी सक्रिय सूची से हटती और संपर्कों का जुड़ाव टूटता है; संपर्क नहीं मिटते। पुष्टि पढ़ें और डुप्लिकेट मिलाने के लिए आर्काइव न करें।
टीम के काम आने वाले फ़ील्ड चुनें
पहले कस्टम फ़ील्ड खोलें। नए जोड़ने से पहले मूल फ़ील्ड देखें। स्पष्ट नाम, सही प्रकार और उपयोगी हो तो उदाहरण या छोटी मदद दें। प्रकारों में टेक्स्ट, बहुपंक्ति टेक्स्ट, ईमेल, संख्या, URL और तारीख हैं।
सॉर्ट मान से क्रम तय करें। अनिवार्य तभी बनाएँ जब जानकारी देना अपेक्षित हो। परिभाषाएँ सेव करके संपर्क फिर खोलें और फ़ॉर्म जाँचें। फ़ील्ड बनाना जानकारी रखने की जगह देता है, पुराने संपर्कों में मान नहीं भरता।
परिभाषाएँ ध्यान से बदलें
नाम बदलने से पुराने डेटा का अर्थ नहीं बदलता। पुराने मान नए प्रकार से न मिलें तो बदलाव अस्वीकार हो सकता है; मान सुधारें या अलग फ़ील्ड लें, असंबंधित डेटा न ठूँसें। अतिरिक्त फ़ील्ड हटाने से वह सक्रिय फ़ॉर्म से हटता है; सभी पुरानी प्रतियाँ या एक्सपोर्ट मिटने का प्रमाण नहीं मिलता।
बदलाव के बाद इम्पोर्ट मैपिंग और एक्सपोर्ट कॉलम जाँचें। पुराने संपर्क देखे बिना फ़ील्ड दूसरे काम में न लें। नोट और फ़ील्ड में पासवर्ड, भुगतान कार्ड के गुप्त विवरण या अनावश्यक संवेदनशील जानकारी न रखें।
इसके लिए संपर्क प्रबंधन देखें। विकल्प न मिले तो दूसरा खाता बनाने के बजाय मालिक से अनुमति पूछें।