अपॉइंटमेंट और संपर्क फ़ॉलो-अप तय करें
सही संपर्क के लिए फ़ॉलो-अप सेव करें, टाइमज़ोन जाँचें और रिमाइंडर व कैंपेन कॉलबैक का अंतर समझें।
पहले संपर्क चुनें
संपर्क प्रोफ़ाइल का अपॉइंटमेंट सेक्शन खोलें या सही संपर्क को एजेंट वर्कस्पेस में लोड करके फ़ॉलो-अप चुनें। जानकारी भरने से पहले नाम और नंबर जाँचें। कौन से संपर्क व अपॉइंटमेंट संभाल सकते हैं, यह अनुमतियाँ तय करती हैं।
अपॉइंटमेंट बनाएँ
- फ़ॉर्म से तारीख और समय चुनें। सेव करने से पहले खाते का टाइमज़ोन जाँचें, खासकर देशों के बीच काम करते समय या डेलाइट सेविंग बदलने के आसपास।
- कारण और अगला कदम संक्षेप में लिखें। वर्कस्पेस विवरण में 200 अक्षरों की सीमा है; लंबी बात संपर्क नोट में सेव करें।
- अपॉइंटमेंट बनाएँ चुनें और पुष्टि का इंतज़ार करें।
- संपर्क की गतिविधि या अपॉइंटमेंट सूची में जाँचें। सिर्फ़ सूचना न आने से दोबारा न बनाएँ।
सेव किया अपॉइंटमेंट फ़ॉलो-अप रिकॉर्ड है, इस बात का प्रमाण नहीं कि ग्राहक को कैलेंडर निमंत्रण मिला, कॉल हुई या सहकर्मी ने ज़िम्मेदारी ली। तय करें कौन करेगा और स्पष्ट नोट छोड़ें।
रिमाइंडर और दिखाई देने वाले रिकॉर्ड
उपलब्ध हो तो खाता सेटिंग में अपॉइंटमेंट सूचना प्राथमिकताएँ देखें। मालिक की टीम नीति और आपकी अनुमत प्राथमिकताएँ सूचनाएँ तथा उनका समय तय करती हैं। डिवाइस की अनुमति भी ज़रूरी है। रिमाइंडर पढ़ने से फ़ॉलो-अप पूरा नहीं होता, और वह इनकमिंग कॉल अलर्ट नहीं है।
संपर्क और डैशबोर्ड में अपॉइंटमेंट देखकर सेव किया काम जाँचें। रिकॉर्ड न मिले तो दूसरा बनाने से पहले संपर्क, खाता, अनुमति और टाइमज़ोन जाँचें।
दोहरी कॉलबैक के बिना योजना बदलें
अभी पोर्टल में बनाना और हटाना उपलब्ध है; सामान्य रीशेड्यूल या पूरा हुआ बटन मानकर न चलें। साधारण अपॉइंटमेंट बदलने के लिए पुराना देखें, अनुमति हो तो हटाएँ, परिणाम जाँचें और सही रिकॉर्ड बनाएँ। हटाने से ग्राहक को बदलाव की सूचना नहीं मिलती।
कैंपेन कॉलबैक अलग है: ज़रूरी समय के साथ कैंपेन के कॉलबैक/कॉल परिणाम फ़्लो में दर्ज करें। असंबंधित अपॉइंटमेंट से कैंपेन की डायलिंग न बदलें। कतार में कॉलबैक बदलने का उचित विकल्प न मिले तो सभी संपर्क रीसेट करने के बजाय सुपरवाइज़र या सपोर्ट से पूछें।
संबंधित: एजेंट वर्कस्पेस और कैंपेन संचालन।