Организация компаний и полей контактов

Группируйте контакты по компаниям и настраивайте полезные поля, сохраняя понимание уже внесённых данных.

Создайте карточку компании

Откройте Компании в инструментах контактов. Это компании клиентов или потенциальных клиентов, не платёжные реквизиты вашего аккаунта. Доступ зависит от прав.

1. Сначала выполните поиск, чтобы не создать дубликат.
2. Выберите создание компании, введите название и нужные сайт, телефон, e-mail и адрес.
3. Сохраните и проверьте запись в справочнике. При ошибке сохраните введённые данные и прочитайте сообщение до повторной попытки.
4. Откройте нужный контакт, выберите компанию в соответствующем поле и сохраните. Одна карточка компании не связывает все подходящие контакты автоматически.

Измените или архивируйте компанию

Редактируйте нужную компанию и проверьте данные до сохранения. Пользуйтесь поиском и страницами списка. Архивирование убирает компанию из активного справочника и снимает связь с контактами, но не удаляет сами контакты. Прочитайте подтверждение; архивирование не объединяет дубликаты.

Выберите действительно нужные поля

Откройте Настраиваемые поля. Проверьте основные поля до добавления новых. Задайте понятную подпись, тип и при необходимости пример или краткую подсказку. Доступны текст, многострочный текст, e-mail, число, URL и дата.

Организуйте поля значением сортировки. Делайте поле обязательным, только если его должны заполнять. Сохраните определения и заново откройте контакт для проверки формы. Создание поля выделяет место для данных, а не заполняет старые контакты.

Осторожно меняйте определения

Смена подписи не меняет смысл старых данных. Смена типа может отклоняться при несовместимых значениях: исправьте их или создайте другое поле, не подгоняйте несвязанные данные. Удаление дополнительного поля убирает его из активных форм, но не доказывает удаления всех исторических копий и экспортов.

После изменений проверьте соответствия импорта и столбцы экспорта. Не используйте старое поле для новой цели без проверки контактов. Не храните пароли, секретные данные платёжных карт и ненужные чувствительные сведения в заметках и полях.

См. управление контактами для рабочего процесса. Если опция недоступна, уточните права у владельца, а не создавайте другой аккаунт.