Организация контактов
Проверьте существующий контакт
Откройте Контакт-центр → Контакты и поищите перед созданием. Сравните телефон и компанию вместе с именем.
Список показывает контакт, телефон, компанию, ответственного, статус и дату создания. Проверьте нужную запись в полном или быстром профиле.
Введите необходимые сведения
Выберите Создать контакт. Обязательны имя и телефон; также доступны фамилия, e-mail, компания, группа, место и свои поля.
Используйте единый формат номеров и только необходимые данные. Проверьте компанию и группу до создания.
Задайте ответственность и доступ
Ответственный пользователь
Выберите, кто ведёт контакт.
Доступ предоставлен
Выберите нуждающихся в работе с записью.
Группа
Применяйте единые принципы группировки для поиска связанных контактов.
Рассматривайте отдельно: ответственность и доступ имеют разные цели. Используйте опции аккаунта, не предполагая, что все видят любой контакт.
Записывайте заметки нужному человеку
Откройте контакт в Agent Workspace во время разговора. Проверьте человека перед заметкой, последующей задачей или редактированием профиля.
Кратко укажите повод, результат и согласованный следующий шаг. Не создавайте второй контакт ради новой беседы.
Согласуйте изменения CRM
При подключённом HubSpot проверьте импорт контактов и экспорт лидов до изменения совпадающих записей в обеих системах. Проверьте обработку конфликтов и ожидания.
При пропаже или конфликте соберите ссылку на запись, направление синхронизации и время. Передавайте только нужные сведения.
Импортируйте контакты из CSV
- В Контактах выберите импорт CSV. Начните с небольшой показательной выборки, не всей адресной книги.
- Проверьте разделитель и заголовки первой строки. В образце каждое значение должно находиться в нужном столбце.
- Сопоставьте столбцы полям. Особенно проверьте имена и номера: сохраните международные префиксы и начальные цифры.
- Проверьте опции, отправьте один раз и оцените результат до повтора. Просмотрите отклонённые строки, не считайте все принятыми.
CSV-импорт не даёт права звонить или писать. Импортируйте только данные, которые организация вправе использовать.
Применяйте массовые действия к нужным контактам
Отфильтруйте, выберите и проверьте количество перед сменой статуса/группы, экспортом или удалением. Выбор видимой страницы не обязательно охватывает все страницы. Удалить выбранные и Удалить все — разные действия; читайте область подтверждения.
Проверьте дубли до удаления
Используйте удаление дублей, тщательно выбирая поля совпадения. Просмотрите предпросмотр. Два человека могут иметь общие компанию или телефон; совпадение не всегда лишний дубль. Перед необратимой очисткой экспортируйте копию нужных записей и защищайте персональные данные.