Organiser les entreprises et les champs des contacts

Regroupez les contacts par entreprise et configurez des champs utiles tout en conservant le sens des informations existantes.

Créer une fiche entreprise

Ouvrez Entreprises dans les outils de contacts. Ce sont des entreprises clientes ou prospectes, pas l’identité de facturation de votre compte. L’accès dépend de vos permissions.

1. Recherchez d’abord l’entreprise pour éviter un doublon.
2. Choisissez la création d’entreprise et saisissez son nom. Ajoutez le site, le téléphone, l’e-mail et l’adresse nécessaires.
3. Enregistrez et vérifiez sa présence dans l’annuaire. En cas d’échec, conservez votre saisie et lisez l’erreur avant de réessayer.
4. Ouvrez la fiche du contact concerné, choisissez l’entreprise dans son champ Entreprise et enregistrez. Une fiche entreprise ne relie pas automatiquement tous les contacts correspondants.

Modifier ou archiver une entreprise

Modifiez l’entreprise voulue et vérifiez ses données avant d’enregistrer. Utilisez la recherche et la pagination pour les autres résultats. L’archivage retire l’entreprise de l’annuaire actif et supprime son association aux contacts liés, sans supprimer ces contacts. Lisez la confirmation ; l’archivage ne sert pas à fusionner les doublons.

Choisir des champs réellement utiles

Ouvrez Champs personnalisés. Examinez les champs de base avant d’en ajouter. Donnez un libellé clair, choisissez le type et ajoutez au besoin un exemple ou une aide courte. Les types disponibles comprennent texte, texte multiligne, e-mail, nombre, URL et date.

Organisez les champs avec la valeur de tri. Marquez un champ Obligatoire uniquement si les contacts doivent le renseigner. Enregistrez les définitions puis rouvrez un contact pour vérifier le formulaire. Créer un champ prévoit un emplacement ; cela ne remplit pas les anciens contacts.

Modifier les définitions avec prudence

Changer un libellé ne change pas le sens des anciennes données. Un changement de type peut être refusé si les valeurs ne correspondent pas : corrigez-les ou créez un champ distinct au lieu de forcer des données incompatibles. Retirer un champ supplémentaire l’enlève des formulaires actifs, sans prouver l’effacement de toutes les anciennes copies ou exportations.

Vérifiez les correspondances d’import et les colonnes d’export après modification. Ne réutilisez pas un ancien champ pour un autre usage sans examiner les contacts existants. Ne stockez pas de mots de passe, de secrets de carte bancaire ni de données sensibles inutiles dans les notes et champs personnalisés.

Consultez la gestion des contacts pour le parcours. Si une option manque, demandez au titulaire de vérifier vos permissions plutôt que de créer un autre compte.