Organiser vos contacts
Rechercher un contact existant
Ouvrez Centre de contacts → Contacts et recherchez avant de créer une fiche. Comparez téléphone et entreprise, pas seulement le nom.
La liste affiche contact, téléphone, entreprise, responsable, statut et date de création. Consultez le profil complet ou rapide pour vérifier la fiche voulue.
Saisir les informations nécessaires
Sélectionnez Créer un contact. Le formulaire actuel exige prénom et numéro. Il propose aussi nom, e-mail, entreprise, groupe, lieu et champs personnalisés.
Utilisez un format téléphonique cohérent et seulement les données utiles. Vérifiez entreprise et groupe avant de créer.
Définir responsabilité et partage
Utilisateur responsable
Choisissez la personne chargée du contact.
Partagé avec
Sélectionnez les personnes ayant besoin d’accéder à la fiche.
Groupe
Adoptez une convention cohérente pour retrouver les contacts liés.
Vérifiez ces paramètres séparément : responsabilité et droit d’accès ont des objectifs différents. Utilisez les options de votre compte sans supposer que chacun voit tous les contacts.
Associer les notes à la bonne personne
Ouvrez le contact dans Agent Workspace pendant la conversation. Confirmez la personne affichée avant d’enregistrer une note, planifier un suivi ou modifier le profil.
Restez concis : motif, résultat et prochaine action convenue. Ne créez pas une deuxième fiche pour une nouvelle interaction.
Coordonner les changements CRM
Si HubSpot est connecté, vérifiez import de contacts et export de prospects avant de modifier les fiches correspondantes des deux côtés. Consultez la gestion des conflits et les mises à jour en attente.
Pour une fiche absente ou contradictoire, relevez référence, sens de synchronisation et heure. Partagez uniquement les détails nécessaires.
Guide de synchronisation HubSpot
Importer des contacts CSV
- Ouvrez Contacts puis Importer CSV. Préparez d’abord un petit fichier représentatif plutôt que tout le carnet d’adresses.
- Vérifiez séparateur et présence d’en-têtes en première ligne. Chaque valeur de l’aperçu doit apparaître dans la bonne colonne.
- Associez les colonnes aux champs. Vérifiez soigneusement noms et téléphones, en conservant indicatifs internationaux et chiffres initiaux.
- Examinez les options, envoyez une seule fois et contrôlez le résultat avant de recommencer. Vérifiez les lignes refusées au lieu de présumer qu’elles sont toutes acceptées.
Importer un CSV n’autorise pas à appeler ou écrire aux contacts. Importez seulement les données que votre organisation peut légitimement utiliser.
Utiliser les actions groupées sans viser les mauvaises fiches
Filtrez, sélectionnez et vérifiez le nombre avant de changer statut ou groupe, exporter ou supprimer. Sélectionner la page visible ne signifie pas forcément sélectionner toutes les pages. Supprimer la sélection et Tout supprimer sont distincts : lisez le périmètre de confirmation.
Vérifier les doublons avant suppression
Utilisez Supprimer les doublons et choisissez soigneusement les champs de comparaison. Examinez l’aperçu avant confirmation. Deux personnes peuvent partager entreprise ou téléphone ; une correspondance n’est pas forcément un doublon indésirable. Exportez une copie avant nettoyage destructif et protégez les données personnelles exportées.