Organizar empresas e campos dos contactos
Agrupe contactos por empresa e configure campos úteis sem perder de vista as informações existentes.
Criar um perfil de empresa
Abra Empresas nas ferramentas de contactos. São empresas clientes ou potenciais clientes, não a identidade de faturação da sua conta. O acesso depende das permissões.
- Pesquise primeiro para evitar duplicar empresas.
- Escolha criar empresa e introduza o nome. Acrescente site, telefone, e-mail e morada conforme necessário.
- Guarde e confirme que aparece no diretório. Se falhar, conserve os dados e leia o erro antes de repetir.
- Abra o perfil do contacto, escolha a empresa no campo respetivo e guarde. Criar a empresa não associa automaticamente todos os contactos correspondentes.
Editar ou arquivar uma empresa
Edite a empresa pretendida e reveja os dados antes de guardar. Use pesquisa e paginação para encontrar outros resultados. Arquivar retira a empresa do diretório ativo e remove a associação dos contactos ligados, sem eliminar esses contactos. Leia a confirmação; arquivar não funde duplicados.
Escolher campos que a equipa vai usar
Abra Campos personalizados. Reveja os campos básicos antes de acrescentar outros. Use rótulos claros, escolha o tipo e adicione exemplo ou ajuda curta quando útil. Os tipos incluem texto, texto multilinha, e-mail, número, URL e data.
Organize os campos pelo valor de ordenação. Marque Obrigatório apenas quando se espera que os contactos o preencham. Guarde e reabra um contacto para verificar o formulário. Criar um campo define onde guardar dados, não preenche contactos existentes.
Alterar definições com cuidado
Mudar o rótulo não altera o significado dos dados antigos. A mudança de tipo pode ser rejeitada se os valores não corresponderem; corrija-os ou use um campo separado. Remover um campo adicional retira-o dos formulários ativos, mas não prova que todas as cópias e exportações históricas foram apagadas.
Verifique os mapeamentos de importação e colunas de exportação após alterações. Não reutilize um campo para outro fim sem rever os contactos existentes. Evite guardar palavras-passe, segredos de cartões de pagamento ou informação sensível desnecessária em notas e campos personalizados.
Consulte gestão de contactos para o processo. Se faltar uma opção, pergunte ao titular pelas permissões em vez de criar outra conta.