Planifier des rendez-vous et des suivis de contacts

Enregistrez le suivi du bon contact, vérifiez le fuseau horaire et comprenez les rappels et les rappels téléphoniques de campagne.

Choisir d’abord le contact

Ouvrez Rendez-vous dans la fiche du contact, ou chargez le bon contact dans l’espace agent et choisissez Suivi. Vérifiez le nom et le téléphone avant de saisir les détails. Vos permissions déterminent les contacts et rendez-vous accessibles.

Créer un rendez-vous

1. Choisissez la date et l’heure dans le formulaire. Vérifiez le fuseau horaire du compte avant d’enregistrer, surtout entre pays ou lors des changements d’heure.
2. Décrivez brièvement le motif et l’action suivante. La description de l’espace agent est limitée à 200 caractères ; pour davantage de contexte, enregistrez une note sur le contact.
3. Sélectionnez Créer un rendez-vous et attendez la confirmation.
4. Vérifiez le rendez-vous dans l’activité ou la liste du contact. Ne le recréez pas simplement parce qu’une notification n’est pas arrivée.

Un rendez-vous enregistré est une tâche de suivi, pas la preuve que le client a reçu une invitation, qu’un appel a eu lieu ou qu’un collègue en a accepté la responsabilité. Déterminez qui s’en chargera et laissez des notes claires.

Rappels et visibilité

Consultez les préférences de notification des rendez-vous dans les paramètres lorsqu’elles sont disponibles. La politique d’équipe du titulaire et vos préférences autorisées déterminent les notifications et leurs délais. Les autorisations du terminal comptent aussi. Lire un rappel ne termine pas le suivi ; un rappel n’est pas une alerte d’appel entrant.

Consultez les rendez-vous du contact et du tableau de bord. Si un rendez-vous manque, vérifiez contact, compte, permissions et fuseau avant d’en créer un autre.

Modifier les plans sans doubler les rappels téléphoniques

Le portail permet actuellement de créer et supprimer ; ne supposez pas qu’un bouton général Reprogrammer ou Marquer comme terminé existe. Pour remplacer un rendez-vous ordinaire, vérifiez l’ancien, supprimez-le si vous y êtes autorisé, confirmez le résultat et créez le nouveau. La suppression n’avertit pas le client du changement.

Un rappel de campagne est différent : enregistrez-le dans le parcours de rappel/résultat de la campagne avec l’heure requise. Un rendez-vous indépendant ne change pas la numérotation de la campagne. Pour modifier un rappel en attente sans action adaptée, consultez votre responsable ou le support au lieu de réinitialiser tous les contacts.

Voir aussi : espace agent et exploitation des campagnes.